Organizarse en la oficina: Algunos tips para lograrlo

A continuación te daremos algunos tips de cómo organizarse en la oficina. Para que cumplas con todas tus tareas, y el stress no te alcance. Síguenos leyendo

Dormir bien

Puede parecer algo básico y que no tenga mucha relación con el trabajo, pero realmente, tal vez sea lo más importante. Un buen descanso la noche anterior, nos permitirá aprovechar mucho más el tiempo ya que estaremos mucho más despiertos y activos que de haber tenido un mal descanso. De esta forma, respetar las horas de sueño es necesario, para no tener que descansar en el trabajo.

Definir tus objetivos al comenzar el día

 Aunque no lo parezca, el tener el mapa de ruta antes de lanzarte a la calle rumbo al trabajo es muy alentador para conseguir la energía que necesitas. Definí claramente antes de cerrar el día anterior cuáles serán las prioridades del siguiente, y regístralas para no olvidarte. Si te despiertas en la noche con algún tema laboral en mente, anótalo en una libreta y luego colócalo a tu sistema de organización.

Distingue entre lo importante y lo urgente

Para organizarse en la oficina una vez fijados los objetivos, se deben categorizar según su importancia y grado de urgencia.

Evidentemente está el trabajo del día a día, que tendrás que realizar sí o sí, pero también, llegarán asuntos urgentes que requerirán tu atención de forma inmediata. En general, “Tenemos que focalizarnos en lo importante y no ser esclavos de lo urgente”.

Reuniones

Organizarse en la oficina

Otro punto en el que puedes ser más organizado es a la hora de hacer reuniones. Bien sea con compañeros de trabajo o con los clientes, trata de establecer un orden del día con los puntos que se van a tratar y el tiempo estimado para la reunión. Esto facilitará que tanto tú como el resto de asistentes a la reunión puedan organizarse mejor el tiempo.

Programa las tareas

Puedes utilizar una agenda para hacerlo o cualquier programa o aplicación. La clave está en que vas a programar absolutamente todas las acciones que necesites realizar. Este es un gran déficit que tienen las personas sobreocupadas ya que indican como importantes ciertas cosas, y otras no las registran.

Debes registrar todas las tareas y vas tachando conforme vas completando. El acto de resaltar lo que ya está terminado es fundamental para que tu cerebro te habilite la energía suficiente para continuar con las demás cosas.

Descansa

Si bien es importante que en tu rutina fijes un espacio, de unos 5 a10 minutos, para pararte a caminar o hacer una llamada pendiente, evita que la ida por el café se convierta en media hora. Habla con tus compañeros y diles que pueden ‘ponerse al corriente’ en la comida o al salir del trabajo.

Organiza tu espacio de trabajo

Nuestra mesa o despacho nos parece a menudo un escenario predeterminado en el que estamos condenados a llevar a cabo nuestro trabajo, pero debemos ser más autocríticos y tomar consciencia de que podemos hacer muchas cosas para mejorar ese entorno. Si lo hacemos, nuestra productividad puede mejorar también. Librarnos de todos esos papeles y post-its que ya no nos hacen falta, colocar al alcance de nuestra mano los elementos que utilizamos más frecuentemente u orientar nuestra mesa de modo que lo que ocurre en el resto de la oficina no nos distraiga, son pequeños cambios que pueden marcar una gran diferencia.

Evita cualquier distracción

Si eres de aquellos que se distrae fácilmente, aleja todo lo que te pueda causar distracción mientras estés trabajando. Sí, hablamos del móvil, ya que si estás en medio de una asignación y revisas el teléfono constantemente, es probable que cuando vuelvas a hacer lo que deberías estar haciendo, hayas perdido el hilo y tengas que empezar todo desde cero, malgastando así tu tiempo, o, peor aún, que pases a la siguiente tarea del día sin haber concluido la anterior pensando que sí lo hiciste.

Mantén la mente relajada

Ya sé que es muy sencillo de decir, pero es algo fundamental. Cuando uno está muy agobiado o saturado no se piensa con claridad por lo que no es el mejor momento para poner orden. Párate un momento, intenta dejar la mente en blanco durante unos segundos y respira profundamente tres veces. Cuando termines seguro que te encuentras algo más relajado. Si aún así no acabas de estar concentrado es mejor que lo dejes para otro momento.

Recuerda por qué haces lo que haces

Con el tiempo, es probable que pierdas un poco de perspectiva y, con ella, la motivación para continuar trabajando duro. Necesitas un sistema que te ayude a mantener tu motivación.

Introduce en tu lugar de trabajo posters, rótulos y recordatorios que te ayuden a recordar tus valores y objetivos. Utiliza un sistema visual que te recuerde cada día por qué haces lo que haces, dónde estás y dónde quieres llegar. Yo utilizo una parte de mi pizarra blanca para esto.

Come correctamente

En realidad es que para poder rendir y dar lo mejor de nosotros mismos es muy necesario alimentar de manera adecuada a nuestro cuerpo y cerebro.

Aquí te dejo algunos de los alimentos esenciales para poder conseguirlo: remolacha, arándanos, brócoli, apio, huevos, chocolate negro, aceite de oliva, hijas verdes, romero, salmón, cúrcuma, nueces, almendras, semillas de calabaza, té verde y espinacas.

Administra tu tiempo

Otras de las maneras de organizarse en la oficina, y que es absolutamente necesario es saber administrar este importante y valioso recurso. Con la ayuda de una agenda fija, horarios y límites de horas serás capaz de realizar tus tareas y lograr tus metas diarias. De esta forma, es más seguro que cumplas con todas tus asignaciones y evitarás que se te olviden o se traspapelen.

Aprovecha la hora de la comida

Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.

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