Consejos para hacer reuniones: Realiza reuniones eficaces

En esta oportunidad te traemos un artículo sumamente importante. Los mejores consejos para hacer reuniones eficaces tanto presenciales como virtuales. Síguenos leyendo.

Empezar y acabar las reuniones bien

 Todos los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión, por qué y para qué, y la agenda de la reunión. “Saber lo que pasará después es igual o más importante que la misma reunión. Tener claras las acciones y las responsabilidades: ¿Qué se hará? ¿Quién lo hará? ¿Con qué medios? ¿Cuándo? ¿Para cuándo?.

Limitarse a los temas del orden del día

Hay que ser estricto en cuanto a los temas a tratar. Si una reunión se ha convocado para tratar los temas A, B y C, en ella no se hablará nada más que de estos. Si se permite introducir nuevos temas se acabará perdiendo el foco y el evento se prolongará más de lo deseable.

Calcular la duración de la reunión

Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo.

Estructurar las reuniones

En lugar de permitir que los participantes intervengan siempre que les apetezca, debemos estructurar las reuniones con claridad. Así, todos sabrán exactamente en qué momento corresponde hacer preguntas o comentarios. Una buena forma de hacer esto es que la estructura sea la misma semana tras semana. Si es una reunión puntual, es importante que todos los participantes reciban la agenda de antemano.

Convoca a las personas necesarias

Para una reunión realmente eficaz y con una lista de tareas concretas a realizar, convoca a las personas directamente implicadas. El número máximo de personas que deberían participar en una reunión no debería exceder de 6.

Animar a la participación

Si notamos que hay gente que no participa siempre podemos recurrir a preguntarles directamente sobre su opinión al respecto de algún tema. Otra opción es mostrar nuestro punto de vista y luego proceder a preguntar a una persona concreta.

Establece un tiempo para las preguntas y respuestas

 Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.

Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria

 Para evitar enviar documentos y acabar teniendo varias versiones de un mismo documento, asegúrate de que el material necesario esté siempre a disposición de quien lo necesite.

Resume decisiones y acciones

Apunta las decisiones y acciones acordadas a lo largo de la reunión y revísalas al final de la reunión. Para hacerlo, cada asistente puede compartir sus acciones que ha apuntado. Así no sólo nos aseguramos de no dejar ningún cable importante suelto, sino ademas garantizamos compromiso y claridad sobre lo acordado. En equipos de trabajo eficaces, es buena práctica de especificar una fecha de entrega y un responsable para cada acción.

En caso de reuniones virtuales

Evita reprogramar o cancelar en el último minuto

¿Tienes que reprogramar o cancelar una reunión virtual de última hora? Lo importante es cómo lo haces. Antes de que simplemente cambies la hora de la invitación del calendario, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué inconvenientes podrías estar causándoles? ¿Qué planes y arreglos especiales podrían haber hecho alrededor de la reunión?

Una reunión virtual es un compromiso. En la mayoría de las circunstancias, reprogramar o cancelar en el último minuto es irrespetuoso. Si realmente tienes que hacerlo, envía una nota personal disculpándote y explicando la situación.

Tratar a los asistentes con familiaridad

En la medida en la que se trate a los participantes con familiaridad y se transmitan emociones positivas que permitan crear un ambiente ameno para el desarrollo de las reuniones virtuales, estas podrán ser más enriquecedoras tanto para el anfitrión como para estos asistentes.

De este modo, se podrán tener más alternativas e ideas si las reuniones se realizan con la finalidad de solventar problemáticas a nivel laboral o para planificar el desarrollo de un proyecto en particular, puesto que tanto los participantes como el anfitrión podrán llegar a acuerdos en la medida que se comuniquen de una forma efectiva.

Micrófono en off

Si tenemos un micrófono cerca de la boca, seamos muy cuidadosos con los sonidos típicos del carraspeo, o la tos, pues pueden ser muy desagradables amplificados.

Fomentar el uso de la cámara

 Es una manera de involucrar a los participantes de que estén activos y no realizando múltiples tareas mientras participan en la reunión: contestando el correo, navegando por la web, etc. “Activando el vídeo mejoraremos mucho la comunicación y evitaremos malentendidos.

Cuida tu imagen y tu entorno

Aunque estemos en casa, de vacaciones o sea de madrugada para nosotros (porque nos encontremos en una franja horaria distinta a la del resto de participantes de la reunión) es importante que cuidemos nuestro aspecto. Deberíamos llevar la misma ropa que llevaríamos si la reunión fuese presencial. Maquillarnos si habitualmente lo hacemos.

Iluminación

Por otro lado, deberemos cuidar la iluminación del espacio elegido para mantener la reunión y también que no sea un entorno demasiado ruidoso. En tal caso deberemos utilizar auriculares para aislarnos y evitar ruidos molestos a nuestros interlocutores. El fondo también es importante, deberemos intentar que sea lo más neutro posible y que no distraiga la atención de los demás.

También deberemos vigilar nuestra postura, nuestros gestos y nuestros modales. Por ejemplo, no es conveniente comer o masticar chicle durante la reunión, a menos que estemos en una pausa destinada a ello. También debemos ser cautelosos y verificar que hemos apagado el audio y el video o abandonado correctamente de la sala de reunión cuando esta finalice puesto que no queremos que se nos cuele ningún comentario “off the record” que pueda perjudicarnos.