Como delegar funciones: Descubre lo fácil que puede ser

Muchas veces en la vida cotidiana de las empresas, sobre todo en las pymes, se produce una monopolización del poder en una sola persona que decide ser la única capaz de hacer las cosas como se deben y no permiten que nadie más de puestos inferiores se atreva a intervenir. Por consiguiente, se niegan a delegar funciones en una empresa.

Esta situación, aunque parezca un acto de arrogancia de parte de los altos directivos de una empresa, en realidad es más común de lo que cabría esperar, y no se puede culpar a la dirección que conoce su empresa como la palma de la mano, que sea tan celosa de otras manos que ejecuten sus procesos.

El problema es que, a medida que una empresa crece, aumenta el trabajo y las responsabilidades, por lo que es más difícil sostener en el tiempo toda la carga en una misma persona, porque hasta los mismos directivos sienten que no les alcanza el tiempo para cumplir con todas sus obligaciones. Entonces, comienzan a manifestarse las actividades pendientes, los retrasos y un mal humor creciente que contagia al resto de las personas que están a su alrededor.

Durante esos momentos, desearían que el día tuviese el doble de horas y su productividad se multiplicara para poder abarcar todas las actividades y compromisos que necesitan gestionar, por lo que terminan, a regañadientes, postergando diversas tareas indefinidamente.

¿En qué consiste delegar?

Delegar es la acción de redirigir tareas e iniciativas a otros miembros del equipo. Puedes delegar el trabajo para distribuir la responsabilidad de manera más equitativa o porque la tarea o iniciativa es más relevante para las prioridades, habilidades o intereses de otro miembro del equipo.

Saber cuándo y cómo delegar te convierte en un mejor gerente. Esto no solo te permite realizar tareas de alto impacto, sino que también brinda a los miembros del equipo la oportunidad de involucrarse en proyectos interesantes. Cuando delegas de manera eficaz, mejoras las habilidades del equipo y les permites desarrollar fortalezas nuevas.

¿Por qué es importante?

Delegar trabajo es importante por dos razones principales: maximiza la productividad personal y demuestra al equipo que confías en ellos para las tareas importantes. El grupo es más poderoso que el individuo. Al delegar de manera eficaz, pueden lograr más juntos como equipo que cada uno por su cuenta.

Esto también ayuda a prevenir el agotamiento y el exceso de trabajo. No debes hacer todo. Como gerente, eres responsable de ver el panorama general y delegar las tareas correctas a las personas adecuadas. A fin de desarrollar tus habilidades para delegar, debes comprender los resultados deseados de una iniciativa específica y asignar las tareas a diferentes miembros del equipo en función de sus competencias.

Saber cuándo delegar la responsabilidad a otros miembros del equipo es una excelente manera de convertirte en un líder más eficaz. Esta importante habilidad de gestión ofrece oportunidades clave de mejora para los miembros de tu equipo. Según qué tareas reasignes, puedes desarrollar nuevos conjuntos de habilidades en el equipo y supervisar el progreso para alcanzar los objetivos de desarrollo profesional.

¿Por qué las personas no delegan tareas?

• Puede ser difícil saber qué delegar, especialmente si eres gerente por primera vez. Muchas personas dudan en hacerlo por estas razones:
• Te preocupa que deberás dedicar más tiempo a explicar cómo hacer el trabajo que si lo haces por tu cuenta.
• No entiendes la prioridad del trabajo.
• Quieres trabajar tú mismo en proyectos interesantes.
• Sientes culpa por asignar más trabajo a otras personas.
• No sabes quién más puede hacer este trabajo.
• Quieres sentirte importante para el equipo.

¿Cuándo debes delegar trabajo?

No hay una fórmula sencilla para delegar trabajo, pero, en general, puedes responder algunas preguntas para determinar si es mejor hacerlo.

Preguntas para responder antes de delegar tareas:

¿Este trabajo está más alineado con las prioridades de otro miembro del equipo?

¿Alguien más conoce la información y el contexto para hacer este trabajo?

¿Este trabajo es una oportunidad para que otra persona crezca y desarrolle sus habilidades?

¿Este trabajo se repetirá en el futuro?

¿Tengo tiempo para delegar correctamente esta tarea, capacitar a la otra persona, responder sus preguntas y revisar su trabajo?

¿Debería trabajar en esto personalmente porque es de alto impacto o crítico para el negocio?

¿El fracaso en esta tarea afectaría el éxito del proyecto?

¿Tenemos tiempo para volver a hacer el trabajo si ocurre algo inesperado?

No es necesario que respondas que sí a todas estas preguntas para poder delegar trabajo, pero al hacerlo podrás identificar mejor qué tareas puedes reasignar.

10 consejos para delegar tareas de forma eficaz

Aprender a delegar trabajo te convierte en un mejor gerente y permite que los miembros del equipo se involucren en proyectos emocionantes. Pon en práctica estos 10 consejos para empezar:

1. Identifica qué trabajo delegar

No todo se puede delegar. Algunas tareas son estratégicas o críticas para el negocio y deben contar con toda tu atención. Antes de comenzar a delegar trabajo, evalúa su importancia y las implicaciones de que otra persona lo haga.

Esto no quiere decir que no puedes delegar tareas importantes. Si hay otro miembro del equipo con el contexto, la experiencia o el conjunto de habilidades para hacer este trabajo de manera eficaz, delegarlo podría ser una buena opción. Pero ten en cuenta que el resultado final sigue siendo tu responsabilidad.

Tareas que puedes delegar:

Trabajo que se repetirá en el futuro: Si tienes una tarea recurrente, a menudo vale la pena delegarla a otra persona que tenga el tiempo y la energía para hacer bien el trabajo.

Actividades que se alinean con los intereses de algún miembro del equipo: Si una persona expresó interés en desarrollar una habilidad nueva o perfeccionar una existente, revisa si hay algún trabajo que puedas delegarle para que las desarrolle.

Trabajo relacionado con los objetivos de un miembro del equipo: Una de las mejores formas de delegar es asignar trabajo relacionado con los objetivos profesionales de la otra persona.

2. Practica

Delegar puede ser difícil si es tu primera experiencia como gerente o líder porque estás poniendo un trabajo importante en manos de otra persona. Probablemente te sientas conectado con tu trabajo y responsable de que se haga bien.

Aprender a delegar es una habilidad fundamental, pero tampoco deberías sentirte incómodo cada vez que lo haces. Entonces, practica con tareas pequeñas al principio, antes de pasar a proyectos más grandes. Sé paciente, tanto contigo como con los otros miembros del equipo. Te llevará tiempo desarrollar estas competencias y los miembros de tu equipo pueden tardar más que tú en hacer este trabajo. Sin embargo, al delegarlo, ellos tendrán la oportunidad de desarrollar sus habilidades con el tiempo y tú tendrás más tiempo disponible.

3. Define claramente las prioridades

Comprender las prioridades y la dificultad de las tareas hace que sea más fácil delegarlas. Si algo es de alta prioridad, tú o alguien más en el equipo debe hacerlo pronto. Según el tipo de trabajo, puedes tomar la decisión de hacerlo tú o delegarlo.

La mejor manera de definir claramente las prioridades consiste en conectar el trabajo con los objetivos del equipo y de la empresa. Cuando todos comprenden por qué una tarea es importante, es más fácil priorizar de manera eficaz y generar resultados positivos. Si aún no lo hiciste, este es el momento. Centraliza todo el trabajo del equipo en una fuente de referencias compartida, como una herramienta de gestión de proyectos. De esta manera, todos tendrán visibilidad directa de quién está haciendo qué, cuándo y por qué.