Reducir gastos en la oficina: Las mejores soluciones

Reducir gastos en la oficina: Para innovar o sobrevivir es necesario reducir costos pero es importante saber dónde recortar y qué aspectos preservar para no perjudicar nuestro negocio. A continuación te indicamos las maneras en las que puedes realizarlo. Síguenos leyendo.

Trata bien a tus empleados

El buen clima laboral, fortalece la eficiencia de los procesos. No obstante, cuando las empresas se centran más en los resultados que en los empleados, probablemente experimentarán una gran rotación. La cual se verá traducida en un incremento de costos.

Enajenación del inventario

Otra manera de reducir gastos en la oficina es el inventario. Una estrategia más de guerrilla sería buscar mercados secundarios para dar salida a los productos que tengas en tus inventarios. Y que se hayan quedado obsoletos o tengan un alto riesgo de caer en la obsolescencia. Para afinar del todo conviene hacer un análisis del comportamiento de todas y cada una de las referencias en los canales de distribución para anticipar cuáles son esos productos que menos van a contribuir en tu cuenta de resultados. Y luego hacer una lista ordenada: esto está obsoleto. Esto tiene un alto grado de obsolescencia, esto contribuye perfectamente a mis ventas, etc.

Hay compañías especialistas que se dedican, sector a sector, a analizar la composición de los materiales de tu inventario obsoleto. Y que ayudan a buscarles salida en mercados secundarios: para achatarrar, por ejemplo. O para extraer alguno de sus componentes siempre que puedan ser valiosos en otro u otros sectores.

Promueve a los empleados antiguos cuando sea apropiado

Aunque no siempre es posible, promover empleados a nuevos puestos ayuda a mantener los costos bajos y la productividad alta. Por un lado, tienes que invertir muy poco, pues ya conoces sus fortalezas, debilidades y experiencia. Por lo que su desempeño en la nueva función debería ser fácil de predecir.

También existe la ventaja de que el empleado ya está familiarizado con la cultura de la empresa y sus colegas. Incluso si necesitan más capacitación para realizar sus nuevas tareas. Deberían ser una opción confiable para tu empresa y no resultar en una rotación rápida.

Limpieza

Si hay un departamento que genera gastos constantemente ese es el de limpieza. Los insumos que se necesitan regularmente para mantener aseada las oficinas pueden generar un gasto extra que muchas veces no se hace evidente hasta que se analiza.

Muchas oficinas suelen tener sus proveedores. Y aunque la costumbre y la comodidad puede hacer que nunca te plantees un cambio, es posible que este gasto necesite revisión. Verifica si los precios que te ofrecen son realmente competitivos. Además, una buena estrategia puede ser hacer compras mensuales o anuales al mayor. De esta manera podrás tener un mayor ahorro.

Mantenimiento predictivo

Los costos de mantenimiento pueden ser un verdadero dolor de cabeza. Más aún si no están estipulados dentro de un plan. Detectar fallas y ejecutar reparaciones al instante cuesta entre tres y diez veces más que un buen programa de mantenimiento

Aunque en ciertos casos es mejor adquirir nuevos equipos, esto no siempre resulta posible por la condición que puede tener una empresa en etapa de resurgimiento. Por tanto, lo que se recomienda es realizar el mantenimiento predictivo; es decir, anticiparse desde el comienzo a mayores fallas solucionando los pequeños inconvenientes que se presenten de manera “inofensiva”.

Renegocie o replantee contratos

Negociar con los acreedores puede ser una alternativa viable para controlar y reducir costos. Por lo tanto, realice acuerdos con los proveedores. Y negocie las mejores condiciones de pago para que puedan realizarse sin mayores consecuencias financieras.

Además, replantear los contratos y llevar a cabo estudios de mercado para comprobar los niveles de competencia, es una estrategia que puede ofrecer grandes oportunidades de ahorro para los negocios.

Así pues, mejora tu sector de compras. De esa manera, este departamento podrá encontrar socios comerciales que ayuden a impulsar su negocio. Pero que tampoco representen inversiones inviables.

Dado que el control y la reducción de costes pueden hacer que la empresa cambie de proveedor. Este posible cambio tiene que producirse con una planificación adecuada. Esto evita que este intercambio perjudique el flujo de trabajo de la empresa o la calidad de lo que se ofrece al cliente.

Teletrabajar

Es una opción cada vez más en auge. Reduce los costes tanto de alquiler de oficinas, como de mantenimiento. Por eso, se aconseja mantener al personal fundamental en el lugar de trabajo. Y utilizar servicios de videoconferencia para eliminar esta brecha física. Otra de sus ventajas es el aumento de la productividad y de la autoconfianza de los trabajadores.

Reducir costos en comunicación

Muchas empresas poseen líneas corporativas con grandes costos. Hoy en día gracias al uso de aplicaciones sin costo como WhatsApp, todos los empleados pueden estar en contacto directo. Incluso realizar llamadas. Es necesario utilizar la tecnología de forma efectiva para el beneficio de la empresa.

Evitar desperdicios en papelería

Muchas veces se imprime mucho más de lo que se necesita. La consecuencia de ello es un enorme gasto en papelería. Los papeles que no sirven, en lugar de tirarlo pueden servir como anotadores. Por otro lado, se puede implementar la adhesión a boletas electrónicas. De esta manera, se evitarán muchas impresiones.