8 consejos para organizar la oficina eficientemente

Organizar la oficina de una forma que permita tenerlo todo siempre a la mano, puede parecer una tarea sin importancia para algunas personas. Quienes inclusive, pueden tener la excusa perfecta de no contar con tiempo para ello.

Sin embargo, si realmente supieran cuanto tiempo les cuesta la desorganización seguramente lo reconsiderarían. Ya que, una oficina ordenada y limpia permitirá que sea mucho más fácil trabajar, allanando el camino para una mayor productividad, menos tiempo perdido y una mayor creatividad y concentración.

Eso sin mencionar, que también puede ayudarnos a proyectar una mejor imagen de nuestra empresa y atraer mayor cantidad de clientes. Así como también, reducir los niveles de estrés al saber dónde se encuentra todo lo que necesitamos, en el momento requerido.

Visto de esta manera, más allá de que todo se vea bonito y genere un buen impacto visual. Organizar la oficina resulta entonces una necesidad y un reto por alcanzar. Así que, para facilitar este trabajo, aquí le traemos algunos consejos que seguramente le serán de gran ayuda.

1. Purgar la oficina

Una de las reglas de oro que debemos seguir cuando tenemos que organizar la oficina nos dice que: “menos es más”. Esto quiere decir que debemos empezar por deshacernos de todo aquello que ocupa innecesariamente un espacio, genera suciedad o no deseamos. Para ello, resulta esencial mirar a nuestro alrededor y preguntarnos, ¿qué podemos ordenar o eliminar? Y ¿Qué artículos tenemos y no hemos usado desde hace tiempo?

En caso de encontrarnos con algo que no funcione debemos enviarlo a reparar o tirarlo en caso de que no tenga reparación. Esto aplica a material de oficina, equipos, estantes y muebles. Sin olvidarnos por supuesto de decoraciones y plantas, ya sean naturales o artificiales. Y sobre todo si están cubiertos de polvo, ya que hacen que la oficina tenga un mal aspecto. Así que lo mejor será deshacerse de ellos.

De manera similar, en el caso de papeles y documentos, no es necesario conservarlos indefinidamente. Así que podemos marcar aquellos archivos que se deben tirar y cuáles son los que debemos conservar. Por ejemplo, los documentos financieros y legales generalmente deben atesorarse durante un mayor período de tiempo.

2. Reunir y redistribuir

Si queremos organizar la oficina debemos recoger todos los objetos o artículos que no se encuentran donde pertenecen, colocándolos en el espacio que les corresponde. Igualmente hay que tener en cuenta que todos los objetos del mismo tipo deben almacenarse juntos o lo más cerca posible. Esto permitirá, no solo organizar la oficina sino también conseguir lo que necesita con mayor facilidad y en menos tiempo.

3. Establecer zonas de trabajo

Para lograr que una oficina sea ordenada y funcional, es necesario que determinemos que tipo de actividad se realizará en cada espacio de ella. En este sentido y para hacerlo practico podemos establecer tres áreas o zonas. El área de trabajo principal donde posiblemente estará nuestro escritorio, un área de referencia donde se encontrarán los archivadores, estantes y carpetas y un área de suministros.

4. Tener a la mano lo imprescindible

Sobre todo si se trata de oficinas pequeñas este consejo puede cambiar totalmente la forma en que se desarrolla nuestra jornada de trabajo. Así que, colocar en nuestra área de trabajo los equipos, objetos y suministros que más utilizamos frecuentemente nos ahorrará tiempo y energía. Mientras que aquellos que rara vez usamos podemos guardarlos, para mayor comodidad. Esto es aplicable a nuestro escritorio y en general a nuestra área de trabajo.

5. Contar con una buena etiquetadora

Identificar todo lo que usamos es una forma práctica de organizar la oficina. Ya que nos ayudará a recordar en donde tenemos cada cosa, así como también guardar o ubicar elementos que necesitemos más rápidamente.  Por lo cual, es necesario contar con una etiquetadora que sea de fácil de usar y tomarnos el tiempo para etiquetar estantes, contenedores y cajones.

6. Revise su sistema de archivos

Aunque estamos en la era digital y no es necesario imprimirlo todo, es normal que en la oficina acumulemos muchos papeles. Por lo cual, es sumamente importante tenerlos siempre organizados. Y una buena forma de hacerlo es clasificarlos de acuerdo a su uso: diario, habitual o esporádico. Así que, a la hora de guardar los documentos y archivos que vamos generando, lo mejor es distribuirlos según esta clasificación.

Para ello podemos hacer uso de una cajonera con archivo, que, dependiendo de la frecuencia de consulta de estos papeles, podemos colocar en nuestra oficina o en otra área cercana. Por otra parte, es conveniente que si estamos almacenando archivos en nuestra computadora nos aseguremos de realizar copias de seguridad periódicamente. De esta forma, ante cualquier eventualidad con el equipo podremos recuperar archivos importantes y evitar el retrabajo.

7. Organice su escritorio

Además de limpiar nuestro escritorio y colocar únicamente en él aquellos artículos que son realmente necesarios para su uso diario. También debemos utilizar organizadores o contenedores para los diferentes elementos del escritorio. Como, por ejemplo, bandejas para papeles y contenedores para artículos pequeños.

En cuanto al escritorio de su computadora, no debe olvidarse de organizar los archivos e imágenes en carpetas. Y limpiar diariamente el escritorio de su computadora dejando solamente los archivos digitales que más este usando.

8. Ser constantes

Si queremos evitar extensas jornadas para organizar la oficina, lo mejor es convertir el orden en un hábito. Evitando dejarse llevar por el caos y el estrés diario. Pues, como ya lo hemos dicho, de esta forma podremos disfrutar de todos los beneficios que conlleva tener una oficina organizada.