Oficina virtual: sus ventajas y cómo hacerla efectiva

La oficina virtual crea una oportunidad para que los empleados trabajen cuando lo deseen desde cualquier lugar. Además, no solo permite ahorrar tiempo de viaje al trabajo y costos generales más bajos, ya que no hay que pagar arrendamiento, tener trabajadores remotos también aumenta la productividad y produce una tasa de renuncias o abandono laboral más baja.

¿Qué es una oficina virtual?

Pues bien, una oficina virtual funciona como una oficina física, pero carece de espacio físico e instalaciones. Los empleados interactúan con otros a través de herramientas de comunicación portátiles. Como correo electrónico, teléfono celular, aplicaciones móviles, sistema de correo de voz, computadora portátil, máquina de fax y sistema de conferencias de audio y video.

Permitiéndole a los trabajadores equipados con estas herramientas poder realizar su trabajo desde cualquier lugar: sus hogares, automóviles, restaurantes, aeropuertos, oficinas de clientes, entre otros.

Asimismo, estas herramientas de comunicación electrónica permiten a las organizaciones reducir en gran medida el trabajo de oficina necesario para cada empleado, lo que a veces les permite reemplazar docenas de oficinas convencionales por un “centro de productividad” que los empleados pueden usar para celebrar reuniones y realizar otras tareas presenciales a corto plazo.

Ventajas de las oficinas virtuales

Las oficinas virtuales ofrecen varias ventajas sobre las oficinas físicas. Debido a que estas vinculan a los empleados a través de medios electrónicos en lugar de medios físicos. Algunas de las ventajas de una oficina virtual son las siguientes:

Menor costo de instalación

La oficina virtual permite a una organización reducir el costo que se requiere para establecer una oficina física. En lugar de tener una oficina física grande, la organización puede reducir su tamaño considerablemente ya que muchos empleados trabajan para la oficina sin asistir físicamente. Esto ayuda a reducir el costo de bienes raíces, el costo de mantenimiento y el costo de desplazamiento físico de los empleados.

Reducción de gastos en equipos de oficina

La oficina física requiere que los empleados utilicen equipos mientras trabajan en la allí. En las oficinas virtuales, no se requiere tal equipo. Lo que se requiere es el desarrollo de una red de área local a través de la cual los empleados estén conectados. Este arreglo es más relevante para los trabajadores de la información. Para otras categorías de empleados, se requieren otras herramientas de comunicación electrónica.

Hacen énfasis en la comunicación formal

Una oficina virtual pone énfasis en la red formal de comunicación que asegura el flujo ordenado de la comunicación en toda la organización. Esto además asegura que solo la comunicación oficialmente relevante pase a través de la red, a diferencia de las oficinas físicas en las que se pierde mucho tiempo en la comunicación informal sin mucho intercambio significativo de ideas y pensamientos.

Reduce la perdida de días laborables

Las oficinas virtuales pueden funcionar incluso durante algunos eventos que pueden obstaculizar el trabajo de las oficinas físicas, como tormentas, huracanes, inundaciones, entre otros. Dado que los empleados no están obligados a asistir físicamente a la oficina, pueden continuar trabajando durante tales eventos.

Interacción y contribución social

Estas permiten a los empleados participar en la interacción social, ya que pueden ahorrar tiempo debido a la ausencia de desplazamientos físicos que, de otro modo, consumen mucho tiempo de los empleados. De manera similar, una oficina virtual permite trabajar a aquellas personas que quizás no estén en condiciones de asistir físicamente a la oficina, como personas discapacitadas, personas mayores y padres con hijos pequeños.

Desventajas de la oficina virtual

Una oficina virtual tiene ciertas desventajas, aunque la mayoría de ellas no están relacionadas con los aspectos técnicos del trabajo, sino con los aspectos sociales. Las principales desventajas son:

Falta de pertenencia

En un sistema de oficina virtual, los empleados no pueden desarrollar un sentido de pertenencia entre ellos y con la organización. Nunca se tratan a sí mismos como miembros de la organización o miembros de un equipo para el que están trabajando. Debido a la falta de pertenencia, la tasa de rotación de empleados tiende a ser más alta. Esto es perjudicial para la organización en cuestión.

Miedo a perder el trabajo

Los empleados que trabajan en una oficina virtual generalmente desarrollan un miedo psicológico a perder su trabajo, ya que se crea en su mente la sensación de que no son indispensables para la organización. Esta situación baja la moral, lo que finalmente conduce a una menor productividad.

Tensión familiar

Las familias que están acostumbradas a ver a los miembros mayores ir al cargo por la mañana y llegar por la noche, difícilmente se reconcilian con la opinión de que estos miembros permanecen en el hogar durante el horario de oficina. Este sentimiento comienza a crear tensión familiar. Aparte de esto, la tensión familiar creada por otros factores conduce a una menor productividad entre los trabajadores de oficinas virtuales.

Medidas para hacer más efectiva una oficina virtual

Para gestionar mejor las oficinas virtuales se pueden adoptar las siguientes medidas:

Proporcionar recursos informáticos

El trabajo en la oficina virtual gira en torno a los recursos informáticos. Estos recursos deben ser proporcionados por las organizaciones empleadoras. Al proporcionar estos recursos informáticos, debe asegurarse de que estén en consonancia con los requisitos de los empleados en cuestión.

Proporcionar acceso a la información

Deben tomarse las disposiciones necesarias para que los empleados tengan fácil acceso a la información que necesitan. A medida que la sociedad se orienta cada vez más hacia la información, el acceso de los empleados a la información relevante es un requisito previo para el funcionamiento exitoso de las oficinas virtuales.

Organizar conferencias telefónicas o videollamadas en una oficina virtual

Una conferencia telefónica permite que más de dos personas participen en una conversación telefónica al mismo tiempo. Esto ayuda a los trabajadores a intercambiar opiniones e ideas entre ellos sin reunirse físicamente. Estos puntos de vista e ideas son muy útiles para resolver aquellos problemas que no se pueden resolver individualmente. Para aprovechar este fenómeno, la organización debe organizar conferencias telefónicas o a través de videollamada a intervalos regulares.

Organizar reuniones periódicas

Aunque en los sistemas de oficinas virtuales, es posible que no se requiera una reunión cara a cara entre los empleados para hacer su trabajo. En ocasiones, es mejor que se reúnan con sus compañeros de trabajo en un horario predeterminado determinado a intervalos regulares. Estas reuniones les ayudan a entenderse mejor unos a otros y a desarrollar la pertenencia y el sentimiento de comunidad. Por lo tanto, la organización debe hacer arreglos para tales reuniones e informar a todos los trabajadores interesados.

Realizar un seguimiento de la rutina de trabajo en una oficina virtual

Se debe alentar a los empleados a desarrollar y seguir su propia rutina de trabajo para que su atención no se distraiga durante sus horas de trabajo. Si estos desarrollan y siguen esa rutina de trabajo, quizás sus familiares, amigos y demás personas duden en molestarlos durante sus horas de trabajo, en casa o en cualquier otro lugar.

Llevar a cabo una evaluación objetiva del desempeño laboral

La organización debe desarrollar algunos criterios objetivos para la evaluación del desempeño laboral de trabajadores. Una vez finalizados los criterios de evaluación del trabajo, estos deben comunicarse a los empleados o teletrabajadores para que tengan muy claro lo que la organización espera de ellos. Esto puede infundir una especie de disciplina entre el personal que sea beneficiosa tanto para ellos como para la organización.