Organizar el tiempo en la oficina

Organizar el tiempo en la oficina: Todos hemos tenido problemas con la administración del tiempo en el trabajo. Te despiertas esperanzado y optimista. No solo vas a cumplir con todos los plazos de entrega, sino también irás al gimnasio y prepararás una comida casera saludable.

Entonces, ocurren distintos contratiempos. Sales tarde, te topas con el tráfico y llegas a la oficina con mucha frustración. Cuando te sientas a terminar ese proyecto que has estado postergando durante semanas, te das cuenta de que tienes reuniones una tras otra hasta el mediodía; y sí, ya llegaste tarde a la primera. Finalmente, sales de la última reunión y comienzas a leer correos electrónicos cuando te avisan que el vicepresidente necesita verte. Tiene una solicitud urgente para ti. Te dice: “solo tardarás una hora”. Al final, fueron tres.

La buena noticia es que hay formas de recuperar esas horas perdidas del día que son aparentemente escurridizas. Se trata de la administración del tiempo personal: maneja tu tiempo en lugar de que el tiempo te maneje a ti. Te ofrecemos diez pasos para la administración del tiempo en el trabajo para que comiences.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible. La gestión del tiempo puede aumentar la productividad, pero la mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de establecer correctamente las prioridades en tu día para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.

Los beneficios de la gestión del tiempo

Las buenas estrategias de gestión del tiempo te ayudarán a organizar y priorizar las tareas para que puedas:

Sentir que tienes más tiempo en tu día. Cuando eres consciente con respecto a qué dedicas tu tiempo, empezarás a reducir las tareas innecesarias, a quitar prioridad al trabajo que no necesita hacerse hoy, y lograrás resultados en menos tiempo. No es que tu día tendrá literalmente más horas, pero descubrirás que logras hacer más en la misma cantidad de tiempo.

Establecer límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal. Mejorar la gestión del tiempo no es exprimir cada segundo de productividad que tienes en el trabajo. Más bien, estas estrategias pueden ayudarte a realizar el trabajo más importante e identificar qué trabajo puede esperar hasta mañana. Al priorizar el trabajo que debe realizarse hoy y aclarar qué trabajo puedes aplazar para una fecha posterior, también estás estableciendo límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a tu vida personal.

Reducir el estrés. Sin una gestión eficaz del tiempo, puede parecer que nunca tienes suficiente tiempo en el trabajo. Es posible que sientas que estás corriendo de un lado a otro y solucionando problemas, lo que puede provocar un aumento del estrés y, en última instancia, sufrir agotamiento. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento informaron que sufrieron agotamiento al menos una vez.

Mejorar la productividad. Hay una variedad de consejos sobre gestión del tiempo que te ayudarán a reducir la procrastinación y aumentar la productividad. Al identificar tus principales prioridades para el día, no solo serás más productivo, sino que también tendrás la seguridad de que estás trabajando en las tareas correctas cada día.

1. Averigua cómo evitar distracciones en el trabajo.

Si vas a optimizar la administración de tu tiempo, primero debes averiguar en qué se va el tiempo. Intenta registrarlo con precisión durante una semana mediante el seguimiento de tus actividades diarias. Este registro te ayudará a:

Determinar cuánto puedes lograr en un día.

Identificar qué te quita el tiempo.

Concentrarte en las actividades que proporcionen los mayores beneficios.

A medida que realices este registro del tiempo, quedará bastante claro cuánto tiempo dedicas a estar pensando, conversar y realizar actividades improductivas.

Tendrás una idea más precisa de cuánto tiempo te toman ciertos tipos de tareas (lo que será muy útil para poner en práctica una recomendación que te damos más adelante). Este ejercicio también puede ayudarte a determinar la hora del día en que eres más productivo: de esa manera, sabes cuándo trabajar en tus proyectos que requieren la mayor dedicación y creatividad.

2. Elabora un cronograma diario y cúmplelo.

Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo. Ni siquiera intentes comenzar tu día sin una lista organizada de tareas pendientes. Al final de la jornada de trabajo, elabora una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso te permite comenzar a trabajar en cuanto llegues a la oficina.

Poner todo por escrito evitará que te desveles pensando en las tareas que llegan a tu mente una y otra vez. En cambio, tu subconsciente se pone a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral.

Si no puedes hacerlo el día anterior, asegúrate de escribir tu lista a primera hora de la mañana. Descubrirás que el tiempo que dedicas a elaborar un plan claro no es nada comparado con el tiempo que pierdes pasando de una tarea a otra cuando no lo tienes.

3. Establece prioridades de forma inteligente.

A medida que organizas tu lista de pendientes, el establecimiento de prioridades es clave para administrar satisfactoriamente el tiempo en el trabajo. Comienza por eliminar las tareas que no deberías estar realizando en primer lugar. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te aseguras de terminar las más esenciales.

Evalúa tu lista de tareas pendientes y procura organizarla en función de su importancia en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes son necesarias para tus objetivos, mientras que las urgentes requieren una atención inmediata y están relacionadas con los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que la urgencia domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que son la base de nuestros objetivos de negocio.