Lo urgente y lo importante: Su diferencia en el trabajo

Lo urgente y lo importante: Algo importante lo es por su entidad, por su interés, conveniencia o por el alcance de sus efectos. Lo urgente se reconoce por su necesidad, por el apremio que implica o por las consecuencias que su falta puede causar. Te contamos por qué es tan importante que conozcas las diferencias entre ambos.

Urgente e importante no son lo mismo, y la diferencia la encontramos en los niveles de prioridad. Por ello, es importante definir qué es urgente y qué es importante. Solamente definiendo ambos conceptos lograremos establecer una correcta gestión del tiempo en nuestro trabajo, ya no solamente para cumplir con los estándares de productividad, sino para conseguir los objetivos y sentirnos mejor en nuestro lugar de trabajo.

Gestionar de forma eficaz cada segundo, cada minuto, cada hora es definir la percepción que tenemos del tiempo, y por ello, la forma en la que lo gestionamos. Comprender de este modo la diferencia entre urgencia e importante es lo que nos ayuda a la satisfacción en nuestro entorno de trabajo, especialmente cuando contamos con un equipo de personales y profesionales bajo nuestra responsabilidad. Así, estableciendo los límites entre tareas urgentes e importantes entonces sabremos si estamos haciendo un uso correcto de nuestro tiempo.

Definiendo cada tarea según su nivel de prioridad

Ahora pasemos al siguiente punto: ¿qué necesitamos tener en cuenta ante dos tareas que son importantes? ¿Qué haríamos? Sencillamente, determinar qué puede esperar y qué no puede esperar. Esto demuestra la necesidad de emplear herramientas de gestión de horarios y registros de jornada como es el caso de Sesame. Cuando dudamos sobre lo urgente y lo prioritario podemos observar a qué le hemos dedicado más tiempo y a qué le hemos dedicado menos tiempo. Con esta premisa en mente y valorando las fechas límites y las entregas, podemos salir de dudas.

Lo importante, pero urgente: un titular para un evento que se celebrará de forma inmediata, una disculpa en redes sociales, unos archivos necesarios para una presentación.

Por otro lado, lo importante pero no urgente: llevar a cabo un nuevo hábito, definir una estrategia.

Lo que no es importante pero sí urgente: reuniones con un equipo de trabajo. Tareas que repercutan en la gestión del tiempo.

Lo que no es importante y tampoco urgente: todo aquello que puede esperar.

Medir la urgencia, ¿con una fórmula?

La urgencia, puede medirse con una fórmula y se expresaría del siguiente modo.

 Urgencia = tiempo que consume la tarea / tiempo restante hasta la fecha límite

Teniendo en cuenta esta fórmula puedes determinar las prioridades en tu trabajo, sabiendo qué es urgente y qué no. Interpretando los resultados de esta fórmula, si la cifra resultante es cero, implicará que la tarea no es urgente. Si por el contrario es igual o superior a 1, implicará que esa tarea necesita de toda tu atención porque es urgente, de lo contrario, no se cumplirán con los plazos.

Cómo reconocer las tareas importantes y diferenciarlas de las urgentes

A veces esta confusión es más habitual de lo que sería deseable. Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata y consigue desplazar nuestro foco de atención, presionando hasta que se lleva a cabo. El riesgo está en posponer actividades importantes por culpa de esta presión, consumir los recursos en tareas que aportan poco o nada de valor y/o agotar la energía mermando nuestra eficacia.

Los efectos negativos relacionados con las actividades urgentes se pueden minimizar teniendo en cuenta los siguientes principio de actuación:

Si dos tareas implican el mismo consumo temporal, ha de considerarse más urgente la que tenga la fecha límite antes.

Cuando existen dos tareas con la misma fecha límite, la más urgente es la que requiere del uso de más tiempo para su consecución.

Aplazar la fecha límite de una tarea implica rebajar su grado de urgencia.

Descubrir que una tarea es más larga de lo previsto supone incrementar su grado de urgencia.

Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Las actividades importantes pueden diferenciarse del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con las metas y objetivos individuales, y también a nivel de organización. Pueden definirse como tareas clave. El principal riesgo asociado a estas tareas está en posponer su consecución debido a su menor grado de urgencia comparado con otras, sin embargo, actuando de esta forma se está obviando el valor que aportan.

Para evitar este problema y saber detectar oportunidades hay que pensar de forma preventiva y aplicar las siguientes reglas:

Si existen dos tareas que producen consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, ha de considerarse que ambas tienen la misma importancia.

Cuando haya que establecer prioridades entre dos tareas diferentes, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

Si las consecuencias de una actividad cambian, la importancia de la misma aumentará o se reducirá, aunque la tarea siga siendo la misma y nada haya variado.

Quienes confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante. Normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás porque nunca han analizado las suyas. En el polo opuesto se encuentran las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente. Estos individuos pierden el tiempo con actividades sin sentido y se caracterizan por falta de responsabilidad.

En un punto intermedio se encuentra la mayoría de la gente, a quienes los malos hábitos, el estrés o la falta de planificación pueden llevar a establecer prioridades de manera poco adecuada y caer en confusiones como las planteadas en líneas precedentes. Para evitarlas no hay más que:

Conocer la diferencia entre urgente e importante

Emplear el tiempo que sea necesario en hacer una buena planificación de la jornada (sean cuantos sean los minutos invertidos, ahorrarán tiempo).

Obtener métricas que aporten datos objetivos para poder conocer la proporción de tiempo que se ha dedicado a lo importante y a lo urgente, para saber realmente si se ha cumplido con el planning y conocer si se trabaja de forma objetiva.