Reuniones en la oficina: Tips para hacerlas efectivas

A continuación te traemos los mejores tips para que tus reuniones en la oficina sean más efectivas. Síguenos leyendo.

Escoge el mejor lugar para la reunión

El espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión. Por tanto, este punto no puede quedar nada al azar: el mobiliario, la confortabilidad de la sala, si incluirá catering o el material audiovisual necesario. 

Así mismo, el tipo de reunión determinará la sala: montaje imperial para los consejos de administración, en escuela para formaciones de empresas o grandes salas para eventos corporativos o de networking.

Especifica el objetivo de la reunión

El primer paso para elaborar un plan de reuniones efectivas de trabajo es especificar el objetivo del encuentro. Esto implica establecer qué es lo que se quiere lograr con la misma y definir el tema central que se abordará.

Si surgen ideas secundarias, anótalas para la siguiente reunión

La mayoría de las veces es difícil evitar que surjan ideas tangenciales relacionadas con los temas a tratar en una reunión. Y de hecho es bueno que estas ideas surjan, ya que de ellas pueden derivarse nuevos e interesantes puntos de vista acerca del tema en cuestión, o incluso nuevos productos o servicios relacionados.

Sin embargo, hay que mantener un equilibrio para no dejar que el encuentro se convierta en un brainstorming. Lo indicado en estos casos es dar margen suficiente para dejar fluir y comentar brevemente las ideas, anotarlas para hablarlas en otro meeting, y re-encauzar a tiempo la conversación antes de que se desvíe demasiado de los objetivos propuestos.

Puntualidad

El horario de la reunión debe estar pensado y programado con antelación en función de los aspectos que se vayan a tratar. De este modo, es más fácil centrarse y evitar que surja la dispersión. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre los 45 minutos y a primera hora de la mañana para aprovechar la jornada laboral.

Revisa que todos lleguen a la hora que tienen indicada. Ten en cuenta que se deben respetar los tiempos establecidos, de inicio, de fin, de cada tema. A tono con ello, en los primeros minutos, haz un checklist de los puntos que incluiste en tu agenda y realiza una introducción que genere expectativas sobre los temas a tratar.

Lucha de ideas

Estimule la lucha de ideas, pero disuada a quienes la convierten en algo personal. Mantener un buen clima en el equipo es importante. No permita que las reuniones se conviertan en una disputa entre bandos ni mucho menos en un enfrentamiento entre dos personas.

Respeta el timing

Es frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de implicación. Si has previsto una reunión de 30 minutos, respeta los tiempos. Si prevés que pueda durar más de 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.

Escucha todas las opiniones

Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto.  Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.

Resuelve dudas

Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy productivo ya que, de esta forma, todos son plenamente conscientes del desarrollo del plan de negocio.

Establece un tiempo para las preguntas y respuestas

 Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.

Termina la reunión con un plan de acción

Deja los últimos minutos de cada reunión para discutir los próximos pasos que se llevarán a cabo. Esto incluye decidir quién es responsable de cada acción y cuáles son los plazos para cada tarea. De lo contrario, todo el tiempo que dedicó a la reunión será en vano.

¿Qué no se debe hacer en una reunión de trabajo?

Para que haya una reunión efectiva de trabajo, será necesario evitar algunas acciones que puedan afectar a tu marca personal. Veamos cuáles son “los malos hábitos”:

Presentarte sin estar preparado

Simplemente improvisar puede parecer una buena gestión del tiempo, pero no te ayudará a dejar una huella en los demás. Si quieres prepararte para una reunión efectiva de trabajo con tu marca personal en mente, plantéate estas preguntas:

¿Cuál es el mensaje clave que quiero transmitir?

¿Quiénes asisten y qué quiero que piensen, sientan o realicen?

¿Cuál es la contribución más valiosa que puedo hacer?

¿A quién me gustaría reconocer o apoyar?

Llegar tarde

Como te mencionamos líneas arriba, la puntualidad es clave para que se lleve a cabo una reunión efectiva de trabajo. Recuerda que el tiempo es un activo importante y aprovecharlo al máximo es esencial para el crecimiento de la empresa.

De hecho, llegar tarde puede proyectar a los demás que la reunión no es tan importante para ti. Así que, llega a tiempo y causa un gran impacto.

Utilizar el dispositivo móvil y no prestar atención a lo que dicen los demás

No es necesario repetirte que es de mala educación usar tu smartphone o responder mensajes mientras otro participante de la reunión está hablando. Sí, la gente también puede verte usándolo debajo de la mesa de conferencias.

Si es demasiado tentador, guárdalo en tu bolsillo, o mejor aún, apágalo. Eso hará que sea más probable que estés concentrado e involucrado durante toda la reunión. ¡Evita esto y tendrás una reunión efectiva de trabajo!

Interrumpir a otra persona mientras habla

Reuniones en la oficina

Durante una reunión, el enfoque de todos los participantes debe estar en el asunto que se está discutiendo. Por lo tanto, si otro miembro del equipo está explicando alguna estadística o un tema, se deben evitar las interrupciones, como un timbre repentino de algún teléfono o realizar otras actividades que no sean prioritarias en ese momento.