Organización del tiempo en la oficina: Los mejores consejos

En esta oportunidad te traemos los mejores consejos para la organización del tiempo en la oficina, el cual es sumamente importante a la hora de realizar una buena gestión. Síguenos leyendo.

Tener claros los objetivos

Antes de planificar una tarea se debe establecer un objetivo claro y ambicioso pero alcanzable y realista. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo. En función del proyecto deben marcarse una serie de objetivos a cumplir, así como las funciones y tareas que hay que desarrollar.

Diseña rutinas y cumple con ellas

Si bien siempre pueden surgir imprevistos durante la jornada laboral, serás mucho más productivo si te habitúas a seguir rutinas de trabajo la mayor parte del tiempo. A la mayoría de las personas, crear y seguir una rutina les permite gestionar mucho mejor su tiempo y finalizar las tareas del día previstas.

Espacio de trabajo

El espacio de trabajo tiene una gran influencia en la productividad, puesto que en un espacio organizado, la cantidad de tiempo que se pierde buscando algo es mucho menor. Por eso, es recomendable preparar con anterioridad los papeles que se van a emplear y quitar los que no sean necesarios.

Divide tu tiempo en bloques

Otra de las recomendaciones que puede generar un cambio en la gestión de tiempo, es dividir la jornada laboral en bloques, puede ser o bien por temáticas, por dificultad o por prioridad. Si por ejemplo, contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.

Lista de tareas pendientes

Antes de empezar a trabajar, haz una lista de tareas pendientes con las cosas más importantes que hacer durante el día. Esto te ayudará a visualizar con más claridad tu jornada, a organizarte mejor y a poner las cosas menos importantes en segundo plano.

Estas últimas, sin embargo, no deben pasarse por alto porque, si tienes que ordenar documentos administrativos, por ejemplo, tendrás que hacerlo tarde o temprano. Por tanto, ten en cuenta estas tareas secundarias también en tu lista de tareas prioritarias a lo largo de la semana o del mes.

Priorización

Al planificar las tareas, piensa en lo más urgente y subraya estas actividades como prioritarias. A continuación, en orden decreciente en importancia, ocúpate del resto de cosas que tienes que hacer durante el día.

Asignar tiempo a cada tarea

Cuando se establece una agenda, es crucial asignar a cada tarea un tiempo determinado y cumplirlo a rajatabla. Aunque pueden surgir ciertas situaciones especiales, lo normal es que la ejecución de una tarea se realice en el tiempo establecido.

Aprende a delegar

Delegar es una de las habilidades más difíciles de poner en práctica para muchas personas que creen que haciéndolo todo ellas y controlando cada detalle, todo saldrá mucho mejor. El hecho de no delegar impide administrar y gestionar el tiempo de forma eficaz. Por ello, es necesario y beneficioso compartir y repartir la carga de tareas con las personas de tu equipo en la medida en que sea posible para aprovechar al máximo el tiempo de cada uno.

Descansos

Organizar tus descansos a lo largo del día te puede ser de gran utilidad para reducir el estrés y desconectar del trabajo. Así mismo, es una gran forma de ver el trabajo desde otra perspectiva, que te ayudará a encontrar soluciones ante los posibles problemas que se te presenten.

Identifica las distracciones

Luchar contra todo lo que nos hace perder tiempo. Debemos identificar todas esas distracciones o malos hábitos que nos impiden ser más productivos. Por ejemplo: consultar continuamente el correo electrónico, los mensajes del teléfono móvil o conectarse continuamente a las redes sociales. Cuando tengamos muy claro lo que nos distrae, es cuestión de ponerle trabas como desconectar el teléfono o colocarlo en silencio durante unas horas, o bien dedicar un tiempo lógico y limitado a chequear el correo o las redes sociales.

Beneficios de la optimización del tiempo

Niveles mínimos de estrés

Incluso los empleados más exitosos sienten estrés por completar plazos importantes. Administrar su tiempo de manera efectiva puede reducir directamente sus altos niveles de estrés. Disfrutando de:

• Menos plazos ajustados
• Menos prisas
• Mayor calidad de trabajo
• Mayor calidad

La gestión del tiempo nos ayuda a centrarnos en las tareas más importantes y a agrupar tareas similares.

Es probable que la calidad de nuestro trabajo aumente y la eficiencia mejore. Cuando la calidad mejora, tanto el trabajador, como el superior y los clientes con los que se trabaja, están más contentos.

Mejor ambiente de trabajo

Cuando el personal está menos estresado, también es más probable que se lleven bien, lo que lleva a un ambiente de trabajo más feliz.

Las empresas con un buen ambiente de trabajo también tienden a tener una menor rotación de personal, la retención de empleados es vital para una mayor productividad.

Mejor toma de decisiones

Las mejores habilidades de gestión del tiempo también conducen a una mejor toma de decisiones, vitales en las estrategias de negocio.

Todo esto hace que la productividad y el rendimiento final de las empresas aumente considerablemente creando una metodología de trabajo eficaz y duradera.