Errores en el diseño de oficinas que se deben evitar

El diseño de oficinas supone un reto enorme, pues de él depende en gran medida la productividad de los empleados y la imagen de nuestra empresa. Por lo cual a la hora de diseñar una oficina son varios los aspectos que debemos considerar para crear un clima adecuado a nuestros objetivos. Pero también son varios los errores que debemos evitar si queremos crear una atmósfera agradable, que propicie la creatividad y la comunicación entre los empleados, así como su confort y motivación.

Para ayudar en esta tarea, hemos identificado 7 errores comunes en el diseño de oficinas con algunas recomendaciones que puede seguir para evitarlos.

1. Todo al aire libre

Las oficinas de diseño abierto representan una opción muy común por la flexibilidad que aportan a las empresas, al permitir que las mismas puedas crecer sin tener que pasar por costosas expansiones o renovaciones.

Sin embargo, a pesar de ser la opción más rentable no es la más productiva. Porque constantemente los empleados deberán enfrentar algunos problemas asociados al diseño de oficinas abiertas como, el ruido, las interrupciones, las distracciones o la falta de privacidad. Además del escrutinio del jefe, el escrutinio de los colegas, las enfermedades contagiosas y la ansiedad social.

Por lo tanto, debemos considerar como es que los empleados realmente usaran el espacio y como pueden trabajar para que tengamos el mejor ambiente de trabajo posible. Así que, considerando las desventajas de un diseño abierto y la tendencia a evitar esos cubículos pasados de moda, lo mejor es tener disponible un hibrido entre ambas opciones. La razón para ello, es que diferentes personas harán mejor su trabajo de diferentes maneras, con diferentes estados de ánimo, en diferentes momentos del día.

Es posible entonces, que alguien quiera trabajar gran parte del día con sus compañeros en un espacio abierto. Pero que quiera retirarse a un espacio más tranquilo en el momento que requiera mayor concentración por una tarea específica. Por ello, si deseamos que sean más productivos, el truco esta en darle a los empleados la libertad de elegir el entorno de trabajo que más les conviene.

2. Mala acústica

Especialmente si se trata de oficinas abiertas es importante considerar la acústica, ya que una oficina ruidosa es sinónimo de baja productividad. Así lo señala un estudio publicado en el British Journal of Psychology , donde se analiza la forma en que el ruido perjudica la productividad. Por lo tanto, es imprescindible el uso de materiales acústicos que reduzcan los niveles de reverberación y eco no deseados, si queremos mejorar la comodidad y la eficiencia del personal.  Para ello, en las oficinas podemos usar alfombras, muebles tapizados y paneles de pared para amortiguar el sonido.

Igualmente, en el caso de salas de conferencias, los paneles cubiertos con telas son una excelente alternativa para reducir el ruido, limitar hasta qué punto podemos escuchar conversaciones del exterior y mejorar la calidad de las conferencias.

Sin embargo, tampoco es recomendable hacer espacios demasiado silenciosos porque tampoco será muy cómodos para quienes trabajan allí. Por lo cual, los niveles de ruido deberían estar en un punto medio para que los empleados se sientan cómodos y sean productivos.

3. Mala iluminación

Aunque las luces fluorescentes son una fuente de luz común en la mayoría de las oficinas, este es el mayor error que se comete habitualmente. Lo que debemos saber de ellas, es que existe una serie de efectos negativos sobre la salud y productividad, que se han asociado al hecho de trabajar bajo luces fluorescentes. Así mismo se ha demostrado a través de numerosos estudios que una iluminación deficiente también puede causar efectos negativos como fatiga visual, migrañas, problemas para dormir, depresión y ansiedad.

Sin embargo, no podemos ignorar que la mejor iluminación posible para trabajar es la iluminación natural. De hecho, se ha demostrado que quienes trabajan cerca de la luz natural, legan a ser más productivos y tienen mayor memoria y concentración en el trabajo. Algo que se puede lograr si tenemos oficinas con muchas ventanas, por ejemplo, colocando escritorios cerca de las ventanas o quitando persianas para aumentar los niveles de luz.

Pero si no es posible en su oficina usar luz natural, debe intentar el uso de una luz suave, evitando a toda costa la iluminación LED brillante, porque esta puede causar dolores de cabeza y ansiedad. Así mismo se recomienda complementar con luz artificial en días menos soleados o cuando se deban realizar tareas que requieran una iluminación mayor de la habitual. Por lo que es necesario planificar cómo será la iluminación de cada puesto de trabajo considerando la que se adapte mejor a sus necesidades.

Por ejemplo, las bombillas de luz blanca fría son las más recomendadas y beneficiosas cuando se trata de tareas que involucran el uso de computadoras. Según lo señalado por un estudio publicado en Procedia Social and Behavioral Sciences.

4. Decoración poco atractiva

Debido a su efecto estimulante el color que tengan las paredes puede provocar reacciones psicológicas y fisiológicas en los empleados. Por ello, la elección de un tono incorrecto podría tener un impacto negativo en la felicidad y productividad de los empleados. Según lo señala un estudio realizado en la Universidad de Texas, en el que se encontró que los empleados que trabajaron rodeados de paredes de color blanco cometían más errores.

Por su parte las paredes rojas se asociaron con un aumento en el pulso y la presión arterial. Mientras que en el mismo estudio los colores verde y azul fueron identificados como los mejores colores ya que ayudan a estimular la creatividad, la innovación y la calma.

Por otro lado, debe considerarse también la decoración. Un motivo común tanto para los espacios personales como para la oficina en general es la naturaleza. Y es que no solo ayuda a suavizar toda la tecnología de la que están repletas generalmente las oficinas, sino que cada vez hay más pruebas que confirman que la incorporación de elementos naturales como las plantas tiene muchos efectos positivos sobre la salud y la productividad. Los cuales, van desde el aumento de la felicidad, la creatividad y productividad del trabajador hasta la disminución del ausentismo.

Estos efectos están basados en la biofilia que es un principio de afinidad instintiva que tenemos los seres humanos con el mundo natural. Así mismo conviene saber que algunas plantas son capaces de purificar el aire en la oficina, ayudando a crear un espacio más saludable.

5. Zona de recepción deficiente

En el diseño de oficinas la zona de recepción debe tener especial importancia. Ya que es el área que dará a los empleados, visitantes, clientes e inversores potenciales la primera impresión de nuestro negocio y siempre querremos que sea la mejor. Sobre todo, si consideramos que hay muchos competidores dirigidos a la misma audiencia, esa primera impresión realmente importa.

Por lo tanto, quienes estamos preocupados por nuestro negocio nos preocuparemos por tener un área de recepción que sea atractiva, acogedora y profesional. Además, debemos asegurarnos de que sea espaciosa y fácil de encontrar para evitar que quienes nos visiten tengan que buscar la entrada de la oficina. Otro consejo a tener en cuenta es que nunca debe usar esta área para almacenar archivos o cajas, ya que, al estar a la vista le dará a la oficina un aspecto poco formal y profesional.

Al diseñar su zona de recepción, también debe considerar cual es el aspecto general y la sensación que desea mostrar. Pues el contraste entre el color de las paredes y los muebles que use le ayudaran a definir el tono que tendrá la oficina.

6. Almacenamiento deficiente

Otro de los errores en el diseño de oficinas que se cometen comúnmente es el de no pensar en las necesidades de almacenamiento. El hecho de tener áreas de almacenamiento deficientes podría ocasionar que perdamos documentos importantes o que tengamos que desechar documentos que en el futuro pudiésemos necesitar en caso de auditorías. E inclusive podría provocar que mezclemos documentos importantes con otro que no los son. Por lo cual, lo más recomendable es que tengamos una habitación separada con espacios de almacenamiento adecuados para cada uso y tipo de elementos.

7. No tener en cuenta la ergonomía

La ergonomía nos ayudará a encontrar un ambiente cómodo, en el que se puedan desarrollar las tareas con total normalidad y sin que ello signifique un riesgo de salud para los empleados. Lo que, sin duda, tendrá un impacto positivo en la productividad y la reducción del ausentismo laboral.

Por lo tanto, debemos tener claro que la compra de mobiliario ergonómico es algo en lo que no podemos ahorrar, pero que a largo plazo estará más que justificado por el impacto que tendrá en el bienestar y salud de los empleados. Así que considere la posibilidad de actualizar el mobiliario de oficina anticuado y asegúrese de utilizar diseños ergonómicos. Por ejemplo, sillas que apoyan la postura correcta o mesas que estén alineadas con la altura de los codos del usuario cuando este se encuentre sentado.

Recuerde que el diseño de oficinas transmite las creencias y valores que tiene su empresa. Así que será importante asegurarse que su oficina comunique el mensaje correcto a sus empleados, clientes y visitantes.