Trabajar rapido en la oficina

Trabajar rapido en la oficina: Decidirse, organizarse y aprovechar al máximo el día son partes esenciales de cómo trabajar más rápido y obtener mejores resultados. Para ello, existen ciento de estrategias que ayudarán a lograr los objetivos volviéndo una persona más productiva.

Lo importante es tener en claro que, no siempre estar 10 horas frente a la computadora o no salir de la oficina ni para almorzar hacen que los resultados sean mejores. Por eso te contamos las técnicas para saber cómo trabajar más rápido y lograr mejores resultados sin tener que perder tanto tiempo.

Trabajar rapido en la oficina: Las claves

A la hora de arrancar la jornada laboral, es importante pensar cómo trabajar más rápido pero haciendo las cosas bien.

Para ello, hay varios factores a tener en cuenta, que van desde lo más personal hasta otros que tienen que ver con la actividad en la que uno se encuentra involucrado propiamente dicha.

Según algunos estudios, el empleado promedio dedica el 60% del tiempo a los pormenores del trabajo, como asistir a reuniones sin objetivos claros, buscar información o conseguir aprobaciones. Entonces, ¿qué es exactamente la productividad si solamente le dedica el 40% del tiempo al trabajo de mayor impacto?

En este contexto, saber cómo trabajar más rápido ayuda a lograr que la productividad no siempre sea hacer todo lo que se pueda, no pensar en la productividad como una forma de obtener el máximo rendimiento todos los días.

Por el contrario, las personas y los equipos productivos son aquellos que dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo y más tiempo al trabajo que es realmente importante para la empresa.

Al mismo tiempo, saber cómo trabajar más rápido ayuda a tener equipos más productivos y exitosos.

En este sentido, es importante seguir una guía de consejos para minimizar los pormenores del trabajo y dedicar más tiempo a lo que realmente importa. Aquí algunos consejos.

Un día de trabajo ideal

Para aprender cómo trabajar más rápido con buenos resultados, lo primero que se recomienda es crear un clima de trabajo ideal.

Ya sea haciendo home office o en la oficina de manera presencial, el ambiente es fundamental en la concentración y productividad de las personas.

Es cierto que los espacios cambiaron con la pandemia y todavía mucha gente no logró organizarse para crear el ambiente adecuado para trabajar desde casa.

A muchas personas les pasa eso, entonces lo que hay que hacer es, independientemente de dónde estés cumpliendo con tus obligaciones, evitar las distracciones externas, lo cual se puede lograr con cambios pequeños.

Por ejemplo, si eres una persona que se distrae con el ruido, es importante probar con auriculares con cancelación de ruido. Otro tema para lograr la forma de cómo trabajar más rápido y ser efectivo, es tener una buena silla de trabajo, y si no se puede, usar una almohadilla de soporte lumbar.

Al crear un clima de trabajo ideal y encontrar soluciones para las distracciones más comunes, podrás concentrarte en lugar de luchar constantemente con las distracciones.

Trabajar rapido en la oficina: Gestionar bien el tiempo

Todos postergamos actividades. Y la procrastinación no siempre es algo malo.

El tiempo que pasás procrastinando (aplazar una obligación) puede ayudarte a estar más feliz y tomar mejores decisiones.

Sin embargo, cuando se trata de aumentar la productividad y el de alto impacto, es necesario definir tiempos específicos para la procrastinación para evitar pasar todo el día laboral inmerso en las redes sociales y alcanzar el objetivo de cómo trabajar más rápido.

Cómo prepararte para trabajar

La concentración es una habilidad vital que influye directamente en nuestra eficiencia y calidad de trabajo. No obstante, en nuestro mundo cada vez más ajetreado y repleto de distracciones, mantener el enfoque puede ser un verdadero desafío. La falta de concentración puede llevar a un trabajo de calidad inferior, retrasos en la finalización de tareas, errores innecesarios y un aumento en los niveles de estrés y frustración.

Es crucial abordar los factores que contribuyen a la falta de concentración, como distracciones constantes, la ausencia de un plan de trabajo claro, o la sensación abrumadora provocada por tareas enormes y complicadas.

Al superar estos obstáculos, puedes mejorar no solo tu productividad, sino también tu bienestar general. Aquí se presenta una guía detallada y sencilla para ayudarte a mejorar tu concentración y maximizar tu eficacia en el trabajo.

Trabajar rapido en la oficina: Deja de realizar múltiples tareas

¿Alguna vez te preguntaste cómo puedes estar trabajando en 5 cosas a la vez, pero nunca logras nada? Esto se debe a que la multitarea es un mito de la productividad. De hecho, se ha demostrado que se tarda un 40% más en realizar tareas cuando se realizan varias a la vez.

¿La alternativa? Monotarea. Como te puedes imaginar, esto se refiere a hacer una sola tarea a la vez, por intervalos más cortos que se correlacionan con el promedio de atención humana de aprox. 18 a 20 minutos.

Si tienes problemas para concentrarte en una sola tarea, asegúrate de alejarte de las distracciones. Apaga tus notificaciones, cierra las pestañas del navegador que no usas y presta atención a cuánto más rápido puedes trabajar cuando te concentras en una sola cosa.

Trabajar rapido en la oficina: Usa un temporizador mientras trabajas

Este es un consejo básico para trabajar más rápido sin sacrificar la calidad. Puedes usar un temporizador o un cronómetro para realizar un seguimiento de cuánto tiempo trabaja en cada tarea. Cuando estableces una cantidad predeterminada de tiempo para realizar cada tarea, intentas ganarle al reloj y trabajar más rápido.

De acuerdo con el concepto de negocio de la Ley de Parkinson, «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se le asigna». Esto quiere decir que si no tienes muchas tareas vas a hacer que la tarea que tienes que completar te lleve más tiempo del necesario. De esa forma sientes que estás ocupado todo el día, pero la verdad es que hiciste un uso muy poco productivo de tu tiempo.

Si no estableces un tiempo definido para completar una tarea, es posible que tardes más de lo necesario en completarla. Por lo tanto, intenta establecer objetivos cronometrados específicos para cada tarea para acelerar tu trabajo a lo largo del día.

Trabajar rapido en la oficina: Haz un plan

Cuando planificas tu jornada laboral con anticipación, puedes ahorrar tiempo entre tareas. Aquí hay tres pasos para ayudarte a planificar tu trabajo:

Anota todo lo que necesitas lograr durante el día. Esto te ayudará a recordar las tareas que debes completar y evitarás sobrecargarte. Solo asegúrate de que tu plan sea realista y alcanzable. Deberías tener la capacidad para poder lograr todo lo que incluiste en tu plan en el tiempo que tienes disponible.

Prepara una lista de cosas por hacer incluyendo solo las tareas grandes que toman tiempo. Si también agregas microtareas, sobrecargarás tu lista de tareas pendientes, lo que genera un estrés innecesario y la sensación de que no terminarás más de cumplir con todo lo pendiente. A medida que vas terminando una tarea, táchala de la lista de tareas.

Planifica a largo plazo. Considera cualquier fecha límite futura y días de vacaciones en tu plan para asegurarte de completar tu trabajo a tiempo. Si planificas con anticipación, puedes disfrutar de tus descansos sin pensar en el trabajo. Pon recordatorios en tu calendario para mantenerte pensando en el futuro.