Escritório Virtual: Suas vantagens e como torná-lo eficaz

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O escritório virtual proporciona aos empregados uma oportunidade de trabalhar quando quiserem, de qualquer lugar. Adicionalmente, não apenas economiza tempo de deslocamento e reduz os custos gerais, uma vez que não há locações a serem pagas, tendo trabalhadores à distância também aumenta a produtividade e resulta em uma menor taxa de demissão.

O que é um escritório virtual?

O escritório virtual funciona como um escritório físico, mas não tem espaço físico e instalações. Os empregados interagem uns com os outros através de ferramentas de comunicação portáteis. Por exemplo, e-mail, telefone celular, aplicações móveis, sistema de correio de voz, laptop, máquina de fax e sistema de áudio e videoconferência.

Possibilitando aos trabalhadores equipados com estas ferramentas realizar seu trabalho de qualquer lugar: suas casas, carros, restaurantes, aeroportos, escritórios de clientes, entre outros.

As ferramentas de comunicação eletrônica permitem que as organizações reduzam consideravelmente a quantidade de papelada necessária para cada funcionário, às vezes permitindo que substituam dezenas de escritórios convencionais por um “centro de produtividade” a ser utilizado pelos funcionários para reuniões e outras tarefas cara-a-cara de curto prazo.

O escritório virtual
Imagem do Pixabay

Vantagens dos Escritórios Virtuais

Os escritórios virtuais têm diversas vantagens em relação aos escritórios físicos. Devido ao fato de ligarem os empregados por meios eletrônicos e não por meios físicos. Algumas das vantagens de um escritório virtual são as seguintes:

Menor custo de instalação.

O escritório virtual oferece a uma organização a possibilidade de reduzir o custo necessário para a instalação de um escritório físico. A organização, em vez de ter um grande escritório físico, pode reduzir consideravelmente seu tamanho, já que muitos empregados trabalham para o escritório sem atender fisicamente. Isto ajuda a reduzir o custo imobiliário, o custo de manutenção e o custo de viagem física dos funcionários.

Redução das despesas com equipamentos de escritório

O escritório físico exige que os empregados usem equipamentos enquanto trabalham lá. No caso de escritórios virtuais, não é necessário nenhum equipamento desse tipo. O que é necessário é o desenvolvimento de uma rede local através da qual os empregados estejam ligados. Esta disposição é mais relevante para os trabalhadores da informação. Existem outras ferramentas de comunicação eletrônica necessárias para outras categorias de empregados.

Ênfase na comunicação formal

Um escritório virtual realça uma rede de comunicação formal que garante o fluxo ordenado da comunicação em toda a organização. O que também garante que somente a comunicação oficialmente relevante passe pela rede, ao contrário dos escritórios físicos onde muito tempo é desperdiçado em comunicação informal sem muita troca significativa de idéias e pensamentos.

Reduz os dias de trabalho perdidos

Os escritórios virtuais trabalham mesmo durante alguns eventos que podem dificultar o trabalho dos escritórios físicos, tais como tempestades, furacões, enchentes, entre outros. Considerando que os empregados não são obrigados a comparecer fisicamente ao escritório, eles podem continuar trabalhando durante tais eventos.

Interação social e contribuição

Permitem que os empregados se envolvam na interação social, já que podem economizar tempo devido à ausência de deslocamentos físicos que, de outra forma, consomem muito tempo dos empregados. Similarmente, um escritório virtual permite que aquelas pessoas trabalhem que podem não estar em condições de atender fisicamente o escritório, tais como pessoas deficientes, idosos e pais com filhos pequenos.

Desvantagens de um escritório virtual

Um escritório virtual possui certas desvantagens, se bem que a maioria delas não está relacionada aos aspectos técnicos do trabalho, mas aos aspectos sociais. As principais desvantagens são:

Falta de pertença

No sistema de escritório virtual, os empregados não podem desenvolver um senso de pertencimento entre si e com a organização. Não se tratam como membros da organização nem como membros de uma equipe para a qual trabalham. Por falta de pertença, a taxa de rotatividade de empregados tende a ser mais alta. Trata-se de uma situação prejudicial para a organização em questão.

Medo de perder o emprego

Os empregados que trabalham em um escritório virtual geralmente desenvolvem um medo psicológico de perder seu emprego, já que isso cria um sentimento em sua mente de que eles não são indispensáveis à organização. Essa situação diminui o moral, o que, no final das contas, leva a uma menor produtividade.

Tensão familiar

As famílias que estão acostumadas a ver membros seniores indo para o escritório pela manhã e chegando à noite, dificilmente se reconciliam com a visão de que esses membros permanecem em casa durante o horário de expediente. Este sentimento começa a criar tensão familiar. Além disso, a tensão familiar criada por outros fatores leva a uma menor produtividade entre os trabalhadores de escritórios virtuais.

Medidas para tornar um escritório virtual mais eficaz

Para administrar melhor os escritórios virtuais, as seguintes medidas podem ser tomadas:

Fornecer recursos de TI.

O trabalho no escritório virtual envolve recursos de TI. Os recursos devem ser fornecidos pelas organizações empregadoras. Ao fornecer esses recursos de TI, é preciso garantir que eles estejam de acordo com as exigências dos empregados envolvidos.

Fornecendo acesso à informação

Devem ser tomadas providências para garantir que os empregados tenham fácil acesso às informações de que necessitam. medida que a sociedade se torna cada vez mais orientada para a informação, o acesso dos empregados às informações relevantes é um pré-requisito para o bom funcionamento dos escritórios virtuais.

Organização de teleconferências ou teleconferência em um escritório virtual

Uma teleconferência permite que mais de duas pessoas participem de uma conversa telefônica ao mesmo tempo. Isto ajuda os trabalhadores a trocar opiniões e idéias uns com os outros sem se encontrarem fisicamente. Esta visão e estas idéias são muito úteis para resolver os problemas que não podem ser resolvidos individualmente. Para aproveitar este fenômeno, a organização deve organizar conferências telefônicas ou videochamadas em intervalos regulares.

Organizar reuniões regulares

Mesmo em sistemas de escritório virtual, uma reunião presencial entre os empregados pode não ser necessária para realizar seu trabalho. Às vezes, é melhor para eles se encontrarem com seus colegas de trabalho em um horário pré-determinado, em intervalos regulares. Estas reuniões os ajudam a entender-se melhor e a desenvolver a pertença e um senso de comunidade. Por conseguinte, a organização deve tomar providências para tais reuniões e informar todos os trabalhadores envolvidos.

Acompanhar a rotina de trabalho em um escritório virtual

Os empregados devem ser encorajados a desenvolver e seguir sua própria rotina de trabalho para que sua atenção não seja desviada durante seu horário de trabalho. Se eles desenvolverem e seguirem essa rotina de trabalho, sua família, amigos e outros podem hesitar em perturbá-los durante seu horário de trabalho, em casa ou em qualquer outro lugar.

Fazer uma avaliação objetiva do desempenho do trabalho.

A organização deve desenvolver alguns critérios objetivos para avaliar o desempenho do trabalho dos trabalhadores. Uma vez finalizados os critérios de avaliação do trabalho, eles devem ser comunicados aos funcionários ou teletrabalhadores para que fiquem muito claros sobre o que a organização espera deles. Esta situação pode incutir uma espécie de disciplina entre o pessoal que é benéfica tanto para eles quanto para a organização.

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