Os erros no projeto de escritórios a evitar

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O projeto de escritório é um enorme desafio, como a produtividade dos empregados e a imagem de nossa empresa dependem em grande parte dela. Por isso, quando se projeta um escritório, há diversos aspectos a serem considerados a fim de criar um clima adequado para nossos objetivos. Mas há também vários erros a evitar se quisermos criar uma atmosfera agradável, que encoraje a criatividade e a comunicação entre os empregados, como também seu conforto e motivação.

De forma a ajudar nesta tarefa, já identificamos 7 erros comuns no projeto de escritório com algumas recomendações que podem ser seguidas para que sejam evitados.

1. Tudo ao ar livre

Os escritórios de projeto que são abertos constituem uma opção muito comum devido à flexibilidade que trazem às empresas, o que lhes permite crescer sem precisar passar por expansões ou renovações dispendiosas.

Atualmente, apesar de ser a opção mais lucrativa, não é a mais produtiva. Porque os empregados terão que enfrentar constantemente os problemas associados ao projeto de escritórios abertos como, ruído, interrupções, distrações ou falta de privacidade. Ademais do escrutínio do chefe, o escrutínio dos colegas, doenças contagiosas e ansiedade social.

Projeto de escritório Escritorios

Precisamos considerar como os empregados poderão realmente utilizar o espaço e como irão trabalhar para que possamos ter o melhor ambiente de trabalho possível. Considerando as desvantagens de um desenho aberto e a sua tendência a evitar aqueles cubículos antiquados, recomendamos que haja um híbrido entre as duas opções disponíveis. O motivo é que diversas pessoas darão o melhor desempenho possível de diferentes maneiras, com diferentes estados de ânimo, nos diversos momentos do dia.

Pode acontecer que alguém deseje trabalhar uma boa parte do dia com seus colegas em um espaço aberto. As pessoas podem preferir se retirar para um espaço mais calmo no momento em que precisam se concentrar mais em uma tarefa específica. De forma que, se você quiser ser mais produtivo, o truque consiste basicamente em dar a seus empregados a liberdade de escolher o ambiente de trabalho que melhor lhes convenha.

2. Má acústica

Particularmente na hora de abrir escritórios de plano é fundamental considerar a acústica, visto que um escritório barulhento é sinônimo de baixa produtividade. Este aspecto é apontado em um estudo publicado no British Journal of Psychology, onde é analisado o modo pelo qual o ruído afeta a produtividade. O uso de materiais acústicos que reduzem a reverberação indesejada e os níveis de eco é, portanto, indispensável se quisermos melhorar o conforto e a eficiência do pessoal.  Com esta finalidade, nos escritórios se podem usar tapetes, móveis estofados e painéis de parede para abafar o som.

De forma semelhante, no caso de salas de conferência, os painéis revestidos de tecido oferecem uma ótima alternativa para reduzir o ruído, restringindo o grau de audição de conversas externas e melhorando a qualidade das conferências.

Também não é aconselhável tornar os espaços muito silenciosos, já que não será muito confortável para quem trabalha lá. O nível de ruído deve estar em um ponto médio para que os empregados se sintam confortáveis e produtivos.

3. Má iluminação

Mesmo que as luzes fluorescentes sejam uma fonte de luz comum para a maioria dos escritórios, geralmente este é o maior erro que é cometido. O que deveríamos saber sobre elas é que há uma série de efeitos negativos sobre a saúde e a produtividade que foram associados ao trabalho sob luzes fluorescentes. Foi também demonstrado através de numerosos estudos que a má iluminação pode também provocar efeitos negativos, assim como fadiga ocular, enxaquecas, problemas de sono, depressão e ansiedade.

Projeto de escritório Iluminação

Todavia, é impossível ignorar o fato de que a melhor iluminação possível para o trabalho é a iluminação natural. Realmente, foi demonstrado que aqueles que trabalham próximo à luz natural têm mais produtividade e maior memória e concentração no trabalho. Este objetivo pode ser alcançado se tivermos escritórios com muitas janelas, por exemplo, colocando mesas perto das janelas ou removendo persianas para aumentar os níveis de luz.

Se no escritório não é possível usar luz natural, deve-se tentar usar luz suave, para evitar iluminação LED brilhante a todo custo, porque pode causar dores de cabeça e ansiedade. Também é recomendável complementar com luz artificial em dias de menos sol ou quando tarefas que requerem mais luz do que o normal tiverem que ser realizadas. É preciso planejar a iluminação de cada local de trabalho, levando em consideração aquele que melhor se adapte às suas necessidades.

Por exemplo, as lâmpadas de luz branca fria constituem as mais recomendadas e benéficas quando se trata de tarefas envolvendo computadores. De acordo com um estudo publicado na revista Procedia Social and Behavioral Sciences.

4. Decoração pouco atrativa

Graças a seu efeito estimulante, a cor das paredes também pode causar reações psicológicas e fisiológicas nos empregados. Optar pelo tom errado poderia ter um impacto negativo sobre a felicidade e produtividade dos empregados. Conforme um estudo realizado na Universidade do Texas, foi descoberto que os empregados que trabalhavam cercados de paredes brancas costumavam cometer mais erros.

As paredes vermelhas encontravam-se associadas ao aumento do pulso e da pressão arterial. No mesmo estudo, o verde e o azul foram identificados como as melhores cores já que contribuem para estimular a criatividade, a inovação e a calma.

A decoração, ao contrário, também deve ser considerada. O motivo comum tanto para os espaços pessoais quanto para o escritório em geral é a natureza. Não somente ajuda a suavizar a tecnologia que os escritórios normalmente utilizam, mas existem cada vez mais evidências que a incorporação de elementos naturais como plantas tem muitos efeitos positivos sobre a saúde e a produtividade. Estes variam desde o aumento da felicidade, criatividade e produtividade do trabalhador até a diminuição do absenteísmo.

Projeto de escritório Decoração

Os efeitos são baseados na biofilia como um princípio de afinidade instintiva que nós humanos temos com o mundo natural. Também é interessante saber que algumas plantas têm a capacidade de purificar o ar do escritório, contribuindo para a criação de um espaço mais saudável.

5. Área de recepção deficiente

No projeto de escritório, a área de recepção deve ter uma importância especial. Por ser a área que vai dar aos empregados, visitantes, clientes e potenciais investidores a primeira impressão de nosso negócio e nós sempre queremos que seja a melhor. Particularmente se considerarmos que há muitos concorrentes visando o mesmo público, é realmente importante ter essa primeira impressão.

Área de recepção

Todos aqueles com preocupações em relação aos nossos negócios certamente nos preocuparemos em ter uma área de recepção que seja atraente, acolhedora e profissional. Também devemos assegurar que seja espaçoso e fácil de encontrar, de forma que os visitantes não tenham a necessidade de procurar a entrada para o escritório. Mais uma dica a ter sempre em mente é que esta área jamais deve ser usada para armazenar arquivos ou caixas, visto que ela dará ao escritório um visual pouco confiável e profissional.

Ao projetar sua área de recepção, também deve considerar o que a aparência geral e a sensação que se deseja mostrar. A diferença entre a cor das paredes e os móveis que você usa ajudará na definição do tom que o escritório terá.

6. Armazenagem deficiente

O outro erro comum no projeto de escritório consiste no não pensar nas necessidades de armazenamento. Ter áreas de armazenamento deficientes nos pode resultar na perda de documentos importantes e na necessidade de descartar documentos de que possamos precisar no futuro caso haja auditorias. Pode até mesmo nos levar a misturar documentos importantes com outros sem importância. É preferível ter uma sala independente com espaço de armazenamento adequado para cada uso e tipo de item.

7. Desconsiderando a ergonomia

A ergonomia vai nos ajudar a conseguir um ambiente confortável na qual as tarefas possam ser realizadas normalmente e sem qualquer risco sanitário para os empregados. Sem dúvida, o impacto positivo sobre a produtividade e a redução do absenteísmo será indiscutível.

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É preciso ficar claro que a aquisição de móveis ergonômicos já é algo que não podemos poupar, de forma que a longo prazo será mais do que justificado pelo impacto que terá sobre o bem-estar e a saúde dos empregados. Considere atualizar móveis de escritório antigos e certifique-se de usar projetos ergonômicos. Por exemplo, as cadeiras que sustentam a postura correta ou as tabelas que estão alinhadas com a altura dos cotovelos do usuário quando está sentado.

Não se esqueça que o projeto de escritório transmite as crenças e os valores que sua empresa tem. Por isso será importante garantir que seu escritório comunique a mensagem correta a seus empregados, clientes e visitantes.

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