8 dicas para organizar o escritório eficientemente

Organizar o escritório escrivaninha computador

Organizar o escritório de uma maneira que permita ter tudo à mão em qualquer momento pode parecer uma tarefa sem importância para algumas pessoas, que podem até ter a desculpa perfeita para não ter tempo de fazê-lo.

Entretanto, se realmente soubessem quanto tempo leva a desorganização, certamente reconsiderariam, pois um escritório arrumado e limpo facilitará muito o trabalho, fazendo o caminho para uma maior produtividade, menos tempo perdido, maior criatividade e concentração.

Sem mencionar que isto também pode nos ajudar a projetar uma melhor imagem de nossa empresa e atrair mais clientes. Além de reduzir os níveis de estresse, por saber onde está tudo o que precisamos no tempo desejado.

Por isso, além de tudo parecer bonito e gerar um bom impacto visual, organizar o escritório é então uma necessidade e um desafio a ser alcançado. Portanto, para facilitar este trabalho, oferecemos algumas dicas que, sem dúvida, serão muito úteis.

1. Limpar o escritório

Uma das regras de ouro que devemos seguir quando temos que organizar o escritório diz que: “menos é mais”, isto significa que devemos começar por nos livrar de tudo que ocupa um espaço desnecessário, que gera sujeira ou que não queremos. Para fazer isso, é fundamental olhar à nossa volta e nos perguntarmos, o que podemos organizar ou remover? E que objetos temos que não usamos há algum tempo?

Organizar o escritório escrivaninha

Caso encontremos algo que não funcione, devemos enviá-lo para conserto ou jogá-lo fora caso não seja consertado, isto se aplica para material de escritório, equipamentos, prateleiras e mobiliário de escritório. Sem esquecer, é claro, das decorações e plantas, sejam elas naturais ou artificiais e especialmente se estiverem cobertas de pó, pois fazem o escritório ter um aspecto ruim, então é melhor se livrar deles.

O mesmo acontece com os papéis e documentos, eles não precisam ser guardados indefinidamente. Assim podemos marcar aqueles arquivos que devem ser jogados fora e aqueles que devem ser mantidos, por exemplo, documentos financeiros e legais devem geralmente ser guardados por um período de tempo mais longo.

2. Coletar e redistribuir

Se quisermos organizar o escritório, devemos pegar todos os objetos que não estão onde eles pertencem e colocá-los no espaço apropriado. Da mesma forma, devemos levar em conta que todos os objetos do mesmo tipo devem ser armazenados juntos ou o mais próximo possível, isto nos permitirá organizar o escritório e também obter o que precisamos mais fácil em menos tempo.

3. Estabelecer áreas de trabalho

Para tornar um escritório arrumado e funcional é necessário determinar que tipo de atividade se realizará em cada área do mesmo. Neste sentido e para torná-lo prático, podemos estabelecer três áreas ou zonas. A principal área de trabalho onde possivelmente estará nossa mesa, uma área de referência onde estarão localizados os armários de arquivos, estantes, pastas e uma área de fornecimento.

4. Ter à mão o essencial

Especialmente se for um escritório pequeno, este conselho pode mudar totalmente a maneira como trabalhamos. Por isso, a colocação dos equipamentos, objetos e fornecimentos que usamos com mais freqüência em nossa área de trabalho nos poupará tempo e energia, enquanto aqueles que raramente usamos podem ser armazenados para maior conforto. Este princípio aplica-se à nossa mesa e à nossa área de trabalho em geral.

5. Ter uma boa máquina de etiquetas

Identificar tudo que usamos é uma maneira prática de organizar o escritório, pois nos ajudará a lembrar onde temos tudo, assim como a armazenar ou localizar os objetos que precisamos com mais rapidez. Portanto, é necessário ter uma máquina de etiquetas que seja fácil de usar e dedicar tempo para identificar as prateleiras, recipientes e gavetas.

6. Verifique seu sistema de arquivo

Embora estejamos na era digital e não seja necessário imprimir tudo, é normal que no escritório acumulemos muitos papéis. Portanto, é extremamente importante tê-los sempre organizados e uma boa maneira de fazê-lo é classificá-los de acordo com seu uso: diário, habitual ou esporádico. Por isso, quando se trata de guardar os documentos e arquivos que geramos, o melhor a fazer é distribuí-los de acordo com esta classificação.

Deste modo, podemos utilizar uma cômoda que, dependendo da freqüência com que consultamos estes documentos, podemos colocar em nosso escritório ou em outra área próxima. Além disso, é conveniente que, se mantivermos arquivos em nosso computador, façamos backups periódicos para que, em caso de uma eventualidade com o equipamento, possamos recuperar arquivos importantes e evitar retrabalhá-los.

7. Organize sua mesa de trabalho

Além de limpar nossa mesa e colocar somente aqueles objetos que são realmente necessários para o uso diário. Também devemos utilizar organizadores ou recipientes para os diferentes elementos da mesa, por exemplo, bandejas divisórias e recipientes para objetos pequenos.

Quanto à mesa de seu computador, não se esqueça de organizar seus arquivos e imagens em pastas e limpar diariamente a área de trabalho de seu computador, deixando apenas os arquivos digitais que você mais usa.

8. Ser consistente

Se quisermos evitar muitos dias para organizar o escritório, é melhor fazer da ordem um hábito, evitando ser levado pelo caos e pelo estresse diário. E como já dissemos, desta forma vamos poder desfrutar de todos os benefícios de ter um escritório organizado.

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