8 conseils pour organiser efficacement le bureau

Organiser l'ordinateur de bureau

Organiser le bureau de manière à ce que vous puissiez tout avoir à portée de main peut sembler être une petite tâche pour certaines personnes, qui peuvent même avoir l’excuse parfaite de ne pas avoir le temps de le faire.

Cependant, si vous saviez vraiment combien de temps la désorganisation vous coûte, vous reconsidéreriez sûrement la situation, car un bureau rangé et propre facilitera grandement le travail, ouvrant la voie à une plus grande productivité, moins de temps perdu, plus de créativité et de concentration.

Sans compter que cela peut également nous aider à projeter une meilleure image de notre entreprise et à attirer plus de clients. En plus de réduire le niveau de stress en sachant où se trouve tout que nous avons besoin au moment voulu.

De cette manière, au-delà du fait que tout semble beau et génère un bon impact visuel, organiser le bureau est alors une nécessité et un défi à relever. Pour faciliter ce travail, nous vous apportons quelques conseils qui vous seront sans doute très utiles.

1. Nettoyer le bureau

Une règle de base que nous devons suivre pour organiser le bureau est la suivante: «moins c’est plus», ce qui signifie que nous devons commencer par nous débarrasser de tout ce qui prend de la place inutile, qui génère de la saleté ou que nous ne voulons pas. Pour ce faire, il est essentiel de regarder autour de nous et de se demander, que pouvons-nous ordonner ou éliminer? Et quels sont les articles que nous avons et que nous n’avons pas utilisés depuis longtemps?

Bureau Organiser le bureau

Si nous trouvons un objet qui ne fonctionne pas, nous devons l’envoyer en réparation ou le jeter s’il n’est pas réparé, cela s’applique aux fournitures de bureau, à l’équipement, aux étagères et au mobilier. Sans oublier bien sûr les décorations et les plantes, qu’elles soient naturelles ou artificielles et surtout si elles sont couvertes de poussière, car elles donnent une mauvaise image du bureau, il vaut mieux s’en débarrasser.

Il en va de même pour les papiers et les documents, il n’est pas nécessaire de les conserver indéfiniment, nous pouvons donc marquer les dossiers qui doivent être jetés et ceux qui doivent être conservés. Par exemple, les documents financiers et juridiques doivent généralement être conservés pendant une période plus longue.

2. Réunir et redistribuer

Si nous voulons organiser le bureau, nous devons rassembler tous les objets qui ne sont pas à leur place et les placer dans l’espace approprié. Vous devez également tenir compte du fait que tous les objets de même type doivent être placés ensemble ou le plus près possible, ce qui vous permettra d’organiser le bureau et aussi d’obtenir plus facilement ce que vous voulez en moins de temps.

3. Établir des zones de travail

Pour obtenir un bureau ordonné et fonctionnel, il faut déterminer quel type d’activité sera exercé dans chaque espace de celui-ci. À cet égard, pour simplifier les choses, nous pouvons établir trois zones. La zone de travail principale où se trouvera éventuellement notre bureau, une zone de référence où se trouveront les classeurs, les étagères et les dossiers et une zone de fourniture.

4. Avoir à portée de main l’essentiel

Surtout s’il s’agit d’un petit bureau, ce conseil peut totalement changer notre façon de travailler. Ainsi, le fait de placer les équipements, les objets et les fournitures que nous utilisons le plus souvent dans notre zone de travail nous permettra d’économiser du temps et de l’énergie, tandis que ceux que nous utilisons rarement pourront être rangés afin d’être plus confortables. Cela s’applique à notre bureau et à notre zone de travail en général.

5. Avoir une bonne étiqueteuse

Identifier tout ce que nous utilisons est une façon pratique d’organiser le bureau, car cela nous aidera à nous rappeler où nous avons tout, ainsi qu’à garder ou à localiser plus rapidement les articles que nous avons besoin. Il est donc nécessaire de disposer d’une étiqueteuse facile à utiliser et de prendre le temps d’étiqueter les étagères, les conteneurs et les caisses.

6. Vérifiez votre système de fichiers

Bien que nous soyons à l’ère numérique et qu’il ne soit pas nécessaire de tout imprimer, il est normal qu’au bureau nous accumulions beaucoup de papiers, par conséquent il est très important de les avoir toujours organisés et une bonne façon de le faire est de les classer en fonction de leur utilisation: quotidienne, habituelle ou sporadique. Ainsi, quand il s’agit de conserver les documents et les dossiers que nous produisons, la meilleure chose à faire est de les distribuer selon cette classification.

Pour ce faire, nous pouvons utiliser une armoire que, selon la fréquence de consultation de ces documents, nous pouvons placer dans notre bureau ou dans un autre endroit à proximité. De plus, il est pratique que si nous gardons des fichiers dans notre ordinateur, nous nous assurons de faire des sauvegardes périodiques afin qu’en cas d’éventualité avec l’équipement, nous puissions récupérer les fichiers importants et éviter de les retravailler.

7. Aménager votre bureau

En plus de nettoyer notre bureau et de n’y placer que les objets réellement nécessaires à l’usage quotidien, nous devrions également utiliser des organiseurs ou des conteneurs pour les différents éléments du bureau, par exemple, des bacs à papier et des conteneurs pour les petits objets.

Quant au bureau de votre ordinateur, n’oubliez pas de classer vos fichiers et images dans des dossiers et de nettoyer quotidiennement votre bureau, en ne laissant que les fichiers numériques que vous utilisez le plus.

8. Être constants

Si nous voulons éviter de longues journées pour organiser le bureau, il est préférable de prendre l’habitude de l’ordre, en évitant d’être emporté par le chaos et le stress quotidien. Ainsi que nous l’avons déjà dit, nous pouvons profiter de tous les avantages d’un bureau organisé.

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